Przechowywanie dokumentacji firmowej

Przechowywanie pełnej dokumentacji przedsiębiorstwa, związanej z jego finansami, pracownikami oraz różnego rodzaju rozliczeniami, to obowiązek, który musi spełniać każdy właściciel podmiotu gospodarczego.

Przedsiębiorca ma przechowywać dokumenty tak, by były zabezpieczone przed zniszczeniem, uszkodzeniem oraz dostaniem się w niepowołane ręce. Zwykle dokumenty przechowuje się w firmie, natomiast istnieją aktualnie firmy, które zawodowo zajmują się prowadzeniem archiwów różnych przedsiębiorstw.

Ile czasu należy przechowywać dokumenty firmowe? Średni czas przechowywania dokumentów księgowych to okres pięciu lat. Jednak istnieją w nim różnice. W zależności od dokumentów, okres przechowywania wynosi:

• pięć lat - księgi rachunkowe, księgi przychodów i rozchodów
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok
• pięć lat - dokumenty inwentaryzacyjne
• rok - dokumenty dotyczące reklamacji i rękojmi
• okres pięćdziesięciu lat od ostatniego dnia pracy pracownika - dokumenty pracownicze, wszelkie listy płac, karty wynagrodzeń, na podstawie których obliczana jest podstawa emerytury