Przechowywanie dokumentacji firmowej

Przechowywanie pełnej dokumentacji przedsiębiorstwa, związanej z jego finansami, pracownikami oraz różnego rodzaju rozliczeniami, to obowiązek, który musi spełniać każdy właściciel podmiotu gospodarczego.

Przedsiębiorca ma przechowywać dokumenty tak, by były zabezpieczone przed zniszczeniem, uszkodzeniem oraz dostaniem się w niepowołane ręce.
Zwykle dokumenty przechowuje się w firmie, natomiast istnieją aktualnie firmy, które zawodowo zajmują się prowadzeniem archiwów różnych przedsiębiorstw.

Ile czasu należy przechowywać dokumenty firmowe? Średni czas przechowywania dokumentów księgowych to okres pięciu lat. Jednak istnieją w nim różnice.
w zależności od dokumentów, okres przechowywania wynosi:
  • pięć lat - księgi rachunkowe i księgi przychodów i rozchodów
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok
  • pięć lat - dokumenty inwentaryzacyjne
  • rok - dokumenty dotyczące reklamacji i rękojmi
  • okres pięćdziesięciu lat od ostatniego dnia pracy pracownika - dokumenty pracownicze, wszelkie listy płac, karty wynagrodzeń, na podstawie których obliczana jest podstawa emerytury
Jeśli zainteresowała Cię tematyka związana z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej, zachęcamy do przeczytania naszych poprzednich postów. W jednym z nich poruszamy bardzo popularny temat związany z rozwiązaniem umowy o pracę - KLIKNIJ TUTAJ

Czym jest KRS?

Wiele osób bardzo często spotyka się ze skrótem “KRS”, jednak nie do końca wie co on oznacza.
Skrót ten, to nic innego niż Krajowy Rejestr Sądowy.

Krajowy Rejestr Sądowy jest to ogólnopolski spis podmiotów gospodarczych. 

Kto konkretnie podlega wpisowi do KRS? Spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne oraz europejskie. Wpis jest również obowiązkowy dla podmiotów takich jak: spółdzielnie, instytuty badawcze, przedsiębiorstwa zagraniczne oraz instytucje gospodarki budżetowej.
Wpis ten jest prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. tworzy on swego rodzaju bazę wszystkich podmiotów gospodarczych, które działają na polskim rynku.
Co ważne, rejestr ten jest jawny i każdy ma do niego dostęp. Dzięki temu przedsiębiorca może sprawdzić, czy jego potencjalny partner biznesowy rzeczywiście prowadzi zarejestrowaną działalność gospodarczą, co w dużej mierze zapobiega w obecnych czasach wielu oszustwom. 

Podsumowując, wpis do KRS jest obowiązkowy praktycznie dla każdej formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej. Warto pamiętać, żę wniosek o wpis do tego rejestru powinien zostać złożony w terminie nie późniejszym niż siedem dni od momentu rejestracji podmiotu gospodarczego.